Сведения об авторе: Литовкин Андрей Владимирович (avl@vpcons.ru) — заместитель генерального директора Группы Компаний «Верников и Партнёры», занимается вопросами внедрения САБ с 1987 года. За это время успешно реализован ряд проектов в кредитных организациях разных масштабов — от крупных системообразующих до совсем небольших.

Введение

В первой статье цикла мы рассмотрели, какими критериями руководствоваться при оценке и выборе САБ, а также как составить требования для оценки САБ.

Данная статья, как следует из названия, будет представлять собой краткое изложение процедуры проведения выбора

Основные принципы оценки САБ

Для начала остановимся на существующих методах оценки САБ. Условно их можно разделить на 4 большие группы: безальтернативный выбор, открытый тендер, закрытый тендер и анализ рынка.

Почему методы расположены в таком порядке? Ответ на этот вопрос очень прост: расположение методов отражает рост ответственности лица или группы лиц, проводящих процедуру выбора САБ. Действительно, в условиях, когда выбор сделан кем-то за Вас, вся ответственность за успех или неуспех проекта лежит «где-то далеко…», что характерно для безальтернативного выбора. С другой стороны, если оценка и выбор проводится методом анализа рынка — тут уж извольте принять всю полноту ответственности на себя. Причем при успехе проекта всегда найдется достаточное количество желающих разделить с Вами «тяжкое бремя славы», ну а при неуспехе будьте готовы к тому, что Вы окажетесь один на сцене.

Однако, после небольшого отступления, давайте рассмотрим методы выбора поподробнее.

Безальтернативный выбор

Данная форма не является выбором по своей сути. Как правило, такая ситуация может возникнуть либо в филиале крупного банка, либо в представительстве иностранной кредитной организации, однако это не редкость и в кредитных организациях другого типа, когда решение навязано кем-то, что называется «сверху».

Выбор сделан за Вас, Вас только информируют о том, с какой системой Вы будете работать. Остается только исполнять принятое кем-то решение. Если у Вас примерно такая ситуация — далее можно сразу переходить к третьей статье цикла, где речь идет о внедрении САБ. Процедуры, представленные далее в данной статье Вам не нужны.

Между тем, может сложиться ситуация, когда и при применении данной методики Вам потребуется оценить САБ. Это может быть обусловлено тем, что Вам, как ИТ — менеджеру надо представлять те подводные камни и узкие места, которые Вы потенциально получите в свое распоряжение.

Чисто гипотетически возможна также и ситуация, когда Вы сможете повлиять на предложенное Вам решение, доказав его слабую состоятельность. Однако, ещё раз подчеркну, вероятность пересмотра принятого решения крайне мала.

Открытый тендер

Открытый тендер принято проводить тогда, когда это явным образом оговорено нормативно-распорядительной документацией кредитной организации, например, для кредитных организаций с участием государства, или в ситуации, когда круг потенциальных участников тендера неизвестен.

При применении такой методики выбора последовательность шагов такова:

1. Подготовка условий тендера. Под условиями проведения тендера подразумеваются:
   • Правила проведения тендера и подсчета результатов. Подготовка правил подсчета результатов в части требований к САБ подробно была рассмотрена в первой статье цикла. Под правилами проведения тендера понимается некий укрупненный план-график, который отвечает на вопросы: когда требуется представить материалы для рассмотрения, когда будет озвучен результат проведения тендера;
   • Приглашение на участие в тендере, которое должно быть опубликовано в средствах массовой информации. Объем приглашения может быть как предельно кратким, например: «Кредитная организация проводит тендер по внедрению САБ. Срок подачи необходимой информации — 05.08.2005. За дополнительной информацией обращаться — контактная информация.», так и максимально полным, содержащим анкету участника тендера и правила проведения тендера и подсчета голосов. Практика показывает что чем полнее изложены правила проведения тендера, тем меньше в нем изначально случайных участников;
2. Публикация приглашения на участие в тендере. Естественным образом встаёт вопрос о выборе издания, ибо понятно, что публикация приглашения на тендер по выбору САБ в издании, например, «Вестник геронтологии», мягко говоря, непонятна. Да и отклик на такое приглашение будет, скорее всего, никаким. Поэтому с особым тщанием требуется определить тот круг изданий, в которых необходимо поместить приглашение на участие в тендере.
3. Анкета участника тендера предоставляется всем потенциальным участникам, если этого не было сделано на шаге 2.
4. Ожидаются отклики участников. Маленькая ремарка — срок ожидания поступления откликов не следует назначать как чрезмерно малым, так как участники могут просто не успеть подготовить затребованные Вами материалы, так и излишне большим, так как это ведет к непроизводительному увеличению сроков проекта в целом.
5. Проводится оценка поступивших предложений и выбор одного или нескольких фаворитов. В случае, если выбрано одно решение,. объявляются результаты тендера. В случае, если выбрано несколько фаворитов, между ними проводится второй круг тендера по более детальной оценке.
6. Результаты проведенного тендера документируются и далее начинается непосредственно проект внедрения САБ, о котором пойдет речь в следующей статье цикла. Следует понимать, что последовательность проведения открытого тендера здесь описана, что называется, «широкими мазками», поэтому целесообразно, при возникновении интереса к процедурным вопросам обратиться к соответствующей литературе.

Закрытый тендер

Эта методика оценки и выбора почти не отличается от предыдущей. Исключение составляет методика отбора участников. Если в открытом тендере к Вам приходят все желающие, то при проведении закрытого тендера Вы сами определяете состав участников. Приглашения на тендер не публикуются, а предоставляются тем потенциальным участникам, которых Вы хотите видеть.

В остальном методика не отличается от методики, описанной в предыдущем разделе.

Однако хочу обратить Ваше внимание на то, что, казалось бы, такое несущественное различие существенным образом изменяет характер выбора — фактически при проведении открытого тендера Ваша позиция по отбору кандидатов пассивна, в то время как при проведении закрытого тендера Вы занимаете активную позицию. С одной стороны такой подход позволяет существенно уменьшить сроки проведения процедуры оценки и выбора, но, с другой стороны, всегда оставляет простор для дискуссии по поводу правильности выбора потенциальных участников тендера.

Анализ рынка

Ну и, наконец, речь пойдёт о самой активной, с точки зрения кредитной организации методике проведения оценки САБ — об анализе рынка. В данном случае силами самой кредитной организации или силами привлекаемых аналитиков проводится анализ потенциальных кандидатов на поставку и внедрение САБ, анализ потенциальных САБ, после чего кредитная организация самостоятельно принимает решение о приобретении САБ у конкретного поставщика. Это наиболее агрессивный метод оценки и выбора САБ, он позволяет приступить к внедрению САБ в самые сжатые сроки, но оставляет массу вопросов об оптимальности сделанного выбора открытыми.

На мой взгляд, данная методика оценки и выбора САБ применима для небольших кредитных организаций, создаваемых, что называется «с нуля». Во всех остальных случаях это огромные риски для кредитной организации, которые не окупаются скоростью проведения проекта внедрения САБ.

Проведение оценки САБ

В первой части статьи мы бегло ознакомились с существующими методиками оценки и выбора САБ, теперь же я предлагаю Вашему вниманию описание той методики, которая представляется, на мой взгляд, оптимальной.

Я глубоко убежден, что наиболее подходящая форма выбора САБ — двухэтапный закрытый тендер.

Дело в том, что количество производителей САБ определенного масштаба достаточно ограниченно, поставщиков САБ и аналитики в области банковского ИТ и сами ИТ-менеджеры кредитных организаций знают достаточно хорошо. Поэтому проводить открытый тендер нет никакого резона.

С другой стороны выбор САБ просто на основе анализа рынка — достаточно экстремистский шаг, вызывающий существенные сомнения, как в выборе объектов анализа, так и в выборе поставщика САБ.

Почему рекомендуется проводить в два этапа? Да потому, что это позволяет существенно сократить общее время проекта, так как процесс детальной оценки САБ — дело длительное и очень трудоемкое и проводить детальную оценку для десяти кандидатов существенно дольше, нежели для 3—4. Совокупный выигрыш во времени реализации проекта может составить несколько месяцев.

Давайте рассмотрим процедуру по шагам.

Создание экспертной комиссии

Итак, у нас есть сформированные и взвешенные требования как к САБ, так и к компании поставщику. К моменту проведения оценки состав экспертной комиссии, которая составляла требования к САБ, может оказаться неактуальным. А может быть требования для оценки получены из третьих рук, например из дружественной кредитной организации или из консалтинговой компании. В любом случае на первом этапе мы составляем экспертную комиссию, которая и будет заниматься оценкой кандидатов и выбором САБ. Очень важно, чтобы помимо назначения в комиссию, член комиссии получил также и некоторое освобождение от текущих производственных обязанностей, так как смена экспертов в процессе проведения оценок может привести к существенному искажению оценок. Следует также отметить, что в состав комиссии имеет смысл привлекать не только сотрудников кредитной организации, но и сторонних независимых экспертов, что существенно увеличивает достоверность проводимой оценки.

Настоятельно рекомендую состав экспертной комиссии, а также сроки проведения оценок фиксировать отдельным приказом по кредитной организации, для придания работе экспертной комиссии и результатам этой работы соответствующего статуса.

Подготовка и утверждение спецификаций для оценки САБ

На основании требований к САБ члены экспертной комиссии готовят спецификации для оценки. Дело в том, что требования к САБ, которые можно принять практически без изменений для проведения второго тура тендера, будут явно избыточными для проведения оценок в первом туре.

Поэтому потребуется провести работы по интеграции показателей, для получения неких первичных оценок. Практический опыт показывает, что для первой оценки редко необходимо рассматривать более нескольких десятков показателей. Именно к такому объему и следует стремиться при подготовке спецификаций на первый тур тендера. Естественно, что для каждого из этих показателей экспертной комиссией должны быть назначены коэффициенты значимости, не противоречащие коэффициентам, назначенным в требованиях, иначе возникнет серьезный разрыв между оценками проводимыми в первом и втором туре тендера. Поскольку показатели для первого тура формируются главным образом путем интеграции показателей из требований, представляется целесообразным привлечь соответствующие методы из математики. В качестве простейшего решения можно вычислять искомые коэффициенты значимости как среднее арифметическое от исходных коэффициентов, взятых из технических требований.

Полученные документы, предназначенные для оценки САБ членами экспертной комиссии, в обязательном порядке утверждаются на заседании экспертной комиссии.

Подбор коэффициентов эффективности экспертов

Экспертная комиссия сформирована, спецификации для оценки подготовлены. Однако, ни для кого не секрет, что, например, представитель кредитного отдела банка весьма условно представляет себе критерии мобильности и сопровождаемости САБ (более подробно о мобильности и сопровождаемости смотрите первую статью цикла), а сотрудник подразделения информационных технологий может не представлять тонкости осуществления сделок на рынке межбанковских кредитов.

Поэтому представляется целесообразным, каким бы то ни было способом проранжировать компетентность экспертов в каждой из областей, представленной требованиями.

Я предлагаю использовать для этого такое понятие, как коэффициент эффективности эксперта. Коэффициент эффективности эксперта (далее КэЭ) представляет собой число в диапазоне от 0 до 1, характеризующее компетентность эксперта в указанной области. Данные коэффициенты определяются до начала операции оценки САБ для каждого члена экспертной комиссии по каждому из пунктов требований к САБ.

В качестве дополнительной проверки корректности назначения КэЭ можно наложить следующее условие: сумма КэЭ всех членов экспертной комиссии по каждому пункту требований не может быть менее 1, при условии того, что максимальное значение КэЭ по данному пункту хотя бы у одного члена экспертной комиссии должно быть более 0,5. В противном случае оценка данного пункта требований будет недостоверной. При условии невысокой значимости пункта требований (менее 0,3), данный пункт можно исключить из окончательных спецификаций для оценки. Во всех иных случаях это сигнал либо для пересмотра КэЭ, либо для расширения состава экспертной комиссии.

Проведение тендера по выбору САБ

На данном этапе Ваша кредитная организация готова к проведению непосредственно тендера.

Теперь экспертная комиссия определяет сроки и порядок проведения тендера, готовит приглашение на участие в тендере и анкету участника тендера.

После утверждения указанных документов можно переходить к формированию списка участников первого тура. Для этого необходимо, на основании анализа рынка, выбрать всех поставщиков САБ, представленных на рынке, а затем, на отдельном совещании экспертной комиссии сформировать список участников первого тура, который утверждается экспертной комиссией. Причем, весьма немаловажно зафиксировать не только участников, но и причины отказа от приглашения отдельных поставщиков. Как правило, для такого выбора, в качестве критерия применяется размер компании поставщика и порядок бюджета кредитной организации, отпущенный на САБ. Абсолютно понятно, что многофилиальный крупный банк организация, состоящая из 5 человек обслужить просто не в состоянии, а, с другой стороны, имея бюджет, исчисляемый десятками тысяч, не имеет смысла обращаться к разработчикам с мировым именем, так как любое из предлагаемых ими решений обойдется неизмеримо дороже.

После утверждения состава участников первого тура, всем потенциальным участникам рассылаются приглашения для участия в тендере.

При подтверждении заинтересованности со стороны поставщика САБ, ему направляется анкета участника первого тура.

Также целесообразно запланировать небольшие, не более 4—8 часов, демонстрации предлагаемой САБ.

На основании полученной от поставщика информации и организованных просмотров члены экспертной комиссии фиксируют свои впечатления в анкетах, составленных на базе спецификаций для участников первого тура.

Заполненные анкеты обрабатываются с учетом КэЭ. По данным обработки выделяются 3—4 поставщика САБ, которые и проходят во второй тур. Увеличение количества участников второго тура влечет за собой существенное увеличение времени проведения оценки и выбора, а меньшее увеличивает риски исключения из детального изучения подходящей банку системы.

С принятием решения экспертной комиссией о составе участников второго тура тендера, первый тур считается завершенным. Поставщикам, не прошедшим во второй тур рассылаются соответствующие уведомления.

Второй тур требует особенно тщательного планирования, так как детальное изучение возможностей САБ отвлекает колоссальные ресурсы, как банка, так и поставщика. Занятость членов экспертной комиссии, а также связанные с ней переносы или отмены просмотров САБ способны затянуть процесс выбора до непредсказуемой длительности.

На данном этапе представляется целесообразным детальное совместное с поставщиком САБ планирование просмотров с тем, чтобы у поставщика была возможность продемонстрировать именно те аспекты САБ, которые действительно значимы для банка, с тем, чтобы исключить возможность возникновения оговорок со стороны поставщика: «—Конечно это система может делать, однако необходима перенастройка, к которой мы сейчас не готовы из-за недостатка времени…». Практика показывает, что подобные просмотры занимают порядка 2—3 недель на поставщика.

На основании проведенных просмотров и представленной поставщиками САБ дополнительной информации члены экспертной комиссии заполняют анкеты второго тура тендера. Остается только оформить результаты и принять решение о выборе поставщика САБ.

Оформление результатов анализа

Оценка претендентов проведена, анкеты членов экспертной комиссии собраны и обработаны, выведена итоговая оценка по каждому из претендентов. Что дальше? А дальше оформление отчета о проведенной оценке, в котором должны быть представлены результаты всей проделанной работы.

Поскольку данный документ предназначен для принятия решения высшими органами банка (Техническим комитетом, а при его отсутствии — Правлением банка) он не должен быть очень объемен. Для того, чтобы изложить результаты оценки и выбора, вполне достаточно двух машинописных листов, не следует злоупотреблять дорогостоящим временем высшего менеджмента банка. Естественно, что к констатирующему документу, в качестве приложений следует представить и детальное описание методики оценки, и спецификации, как для первого, так и для второго тура тендера, и заполненные анкеты членов экспертной комиссии и прочие документы, проясняющие структуру деятельности экспертной комиссии.

В любом случае данный документ должен быть достаточным основанием для принятия кредитной организацией обоснованного решения о выборе САБ и дальнейшего заключения контракта на поставку и внедрение САБ.

При принятии решения целесообразно не просто зафиксировать победителя, но и зафиксировать второй вариант САБ в качестве страховочного. Тогда в случае возникновения проблем с выбранным поставщиком можно будет относительно быстро перейти к страховочному варианту без проведения повторной процедуры оценки и выбора САБ. Также представляется целесообразным изначально проинформировать как победителя, так и поставщика, выбранного страховочным о принятом решении, что, безусловно, пойдет на пользу банку.

Заключение

В заключение хотелось бы акцентировать внимание на некоторых существенных моментах.

• Во-первых, несмотря на кажущуюся простоту методики, у неё, как у любого инструмента оценки существует своя специфика применения. Эта специфика заключается в корректном выборе коэффициентов, причем как при формировании требований, так и при оценке. Поэтому ещё раз повторюсь о целесообразности привлечения сторонних экспертов, хотя бы для оценки построенной Вами системы коэффициентов, так как ошибки в выборе коэффициентов неизбежно повлекут за собой ошибки в выборе САБ.
• Во-вторых, проведение оценки и выбора САБ — классический проект, на который распространяются все аспекты теории проектного управления. Поэтому, особенно при нехватке соответствующих ресурсов, например, времени у членов экспертной комиссии на проведение тщательной оценки, может привести к неверному выбору САБ и, как следствие, к весьма существенным потерям банка.
• И, наконец, третье и последнее — не следует пренебрегать тщательным документированием всех стадий подготовки, оценки и выбора САБ. Это позволит избежать целого ряда проблем и ненужных дискуссий в будущем, при внедрении САБ.

Надеюсь, что данные статьи позволят Вам провести выбор САБ максимально эффективно и взвешенно.